Kirjailijan ajanhallinta: 10 (+3) vinkkiä

Kirjailijan ajanhallinta: 10 (+3) vinkkiä

Kirjaprojektiin kuuluu useita vaiheita, jotka jakautuvat moniin tehtäviin. Kirjailijan on hyvä säilyttää yleiskatsaus koko projektistaan ja panostaa ajanhallintaan (kirjoitus)arjessa.

Ohjeita, Vieraskynä, Yleinen | Vera Wunderlich

Alkuperäinen teksti (saksaksi): Johannes Haupt

Liian vähän aikaa liian monelle tehtävälle – usealle kirjailijalle tuttu arjen ongelma. Mistä aloittaa tehtävälistan läpikäyminen ja miten säilyttää yleiskatsaus? Vastaus on ajanhallinta, joka tarkoittaa oman ajan vastuullista ja suunnitelmallista käyttöä. Digitaaliseen lukemiseen ja oppimiseen erikoistuneen yrityksen 4pubin toimitusjohtaja Johannes Haupt antaa vinkkejä, miten saat enemmän aikaan ja lasket stressitasoasi.

10 vinkkiä parempaan ajanhallintaan

1. suunnittelu: mitä pitää tehdä?

Ennen kirjoitustyön aloittamista – joka sisältää itse kirjoittamisen lisäksi myös julkaisu- ja markkinointistrategian valmistuksen – tulisi sinun varata aikaa projektin suunnittelulle. Luo itsellesi yleiskatsaus kaikista kirjaprojektin sisältämistä vaiheista ja tärkeistä tehtävistä sekä siitä, milloin näiden tulee olla valmiita. Tee yleiskatsauksesta ja aikataulutuksesta rutiini, jonka säännöllisellä läpikäymisellä varmistat tärkeiden tehtävien priorisoinnin ja tehokkaan ajankäytön. Lisäksi tiedät aina heti, mikä tehtävä sinua odottaa seuraavaksi ja vältät näin huomiosi siirtymisen muihin asioihin tehtävien välissä.

2. priorisointi: mikä on tärkeää?

Tehtävälistan valmistumisen jälkeen on aika asettaa tehtävät tärkeysjärjestykseen esimerkiksi aikataulun perusteella. Hyvä menetelmä priorisointiin on ns. Eisenhower-Matrix, jonka esittelemme tarkemmin artikkelin lopussa.

3. ole tavoittamattomissa

Jos olet aina tavoitettavissa sähköpostitse, puhelimitse tai esimerkiksi WhatsAppin kautta, olet jatkuvasti altis häiriöille ja houkutus lukea uudet, työhösi liittymättömät viestit ja vastata niihin on suuri. Lisää aikatauluusi hetkiä, jolloin et ole tavoitettavissa ollenkaan ja voit työskennellä rauhassa.

4. yhdistele samantapaisia tehtäviä

Tehtävien yhdistely sopii hyvin esimerkiksi sähköposteille, puheluille ja muille rutiinitehtäville. Vastaa kaikkiin tärkeisiin sähköposteihin kerralla ja soita puhelut peräkkäin. Näin sinun ei tarvitse aloittaa jokaista yksittäistä tehtävää uudelleen, kun olet jo aiheessa ja tietokoneen/puhelimen ääressä.

5. rutiinit järjestykseen

Onko sinulla tietty tapa hoitaa päivittäisiä asioita? Mitä esimerkiksi tapahtuu saapuneelle postille – käsitteletkö sen välittömästi vai kerääntyvätkö avaamattomat kirjekuoret työpöydällesi, kunnes et enää tiedä, mistä aloittaa? Mitä useammin sinun pitää miettiä uudelleen, mitä tekemättömille asioille tulisi tehdä, sitä tehottomampi olet. Kun teet toimintasuunnitelman kaikille päivittäisille tehtäville, kuten saapuvalle postille, voit hoitaa asian heti pois alta mahdollisimman tehokkaasti.

6. ajanhukan aiheuttajien tunnistus

Keskittymiskyky herpaantuu usein työpäivän aikana, yleisin syy on sosiaalinen media. Syitä on toki myös monia muita ja tärkeää onkin, että tunnistat omat ajanhukan aiheuttajasi. Kirjaa yhden päivän ajan ylös jokainen kerta, kun keskittymisesi siirtyy työstäsi johonkin muuhun. Mikä harhautti sinut pois kirjoittamisen äärestä ja kuinka kauaksi aikaa? Kun tunnistat syyt, voit usein myös luoda strategian harhautuksien välttämiseksi. Niiden määrittäminen ei kuitenkaan aina ole ihan yksinkertaista: sosiaalisen median kanavia käytetään usein myös töissä ja mm. kontaktin ylläpitämiseen lukijoiden kanssa. Näin ollen on tärkeää, että rajoitat kanavien käyttöä täysin työpainotteisiin asioihin sen sijaan, että kurkistat ”ihan nopeasti” henkilökohtaiseen aikajanaasi.

7. tehtävien minimointi

Tehokkainkaan ajanhallinta ei auta, jos tehtävälistallasi on liikaa asioita. Käy jokainen tehtävä yksitellen läpi ja mieti, pitääkö sinun hoitaa se. Voit delegoida joitain tehtäviä, kuten esimerkiksi kirjan julkaisun ja myynnin omakustannepalvelulle. Toiset tehtävät taas eivät olekaan ihan niin tärkeitä, kuin ensin kuvittelit ja voit jopa jättää osan kokonaan pois listaltasi. Opi myös sanomaan ei asioille, jotka vievät turhaan aikaasi. Minimoitu tehtävälista on huomattavasti helpompi työstää!

8. MONOTASKING vai MULTITASKING?

Multitasking sisältää usean tehtävän hoitamisen samanaikaisesti ja pitkään tämän uskottiin lisäävän omaa tehokkuutta. On kuitenkin selvää, että multitasking lisää tehtävien ja ajatusten sekoittamisen riskiä suuresti. Myös stressitaso nousee huomattavasti, kun yrittää hoitaa monia asioita yhtä aikaa, mikä johtaa virheisiin ja kuluttaa turhaa aikaa. Saavutat tavoitteesi nopeammin ja rennommin vanhalla kunnon monotaskingilla: yksi tehtävä kerrallaan.

9. suurien tehtävien jakaminen pienempiin

Esimerkiksi kirjan kirjoitus ja julkaisu: suuri projekti, joka kannattaa jakaa useampaan osa-alueeseen selkeyden ja ajanhallinnan vuoksi. Tunnista projektin askeleet ja valmista aikataulu jokaiselle askeleelle, jotta voit yhden valmistuttua siirtyä suoraan toiseen. Kirjaprojektin voi esimerkiksi jakaa neljään osaan: kirjoittaminen, toteutus, julkaisu ja markkinointi. Voit jakaa nämä vielä pienempiin tehtäviin, kuten kirjoittaminen/editointi/kustannustoimitus ja sisuksen taitto/kannen toteutus.

10. vältä tehtävien siirtämistä

Tekemättä jääneet tehtävät ovat energia- ja aikasyöppöjä: ne kummittelevat takaraivossa ja muistuttavat sinua jatkuvasti siitä, että jossain vaiheessa ne on hoidettava. Tällöin on vaikeaa keskittyä muihin asioihin täydellä voimalla ja noidankehä on valmis. Meidän vinkkimme: hoida joka päivä yksi epämukava tehtävä pois alta heti työpäivän alussa. Näin sinulla on hyvä olo siitä, että olet saanut jotain aikaan ja voit keskittyä loppupäivän muihin tehtäviin ilman huonoa omatuntoa.

3 tapaa alentaa stressitasoa kirjoitusarjessasi

1. POMODORO-menetelmä

Pomodoro-menetelmä sopii hyvin, kun sinun pitää keskittyä pidemmän aikaa yhteen tehtävään. Jaat työaikasi ajastimen avulla etukäteen määriteltyihin jaksoihin, joiden aikana keskityt vain ja ainoastaan tehtävääsi. Työjakso kestää 25 min. ja tauko työjaksojen välillä 5 min. Tauon aikana on hyvä liikkua hieman ja suunnata ajatukset muualle. Tämän jälkeen jatkat taas 25 min. työjaksolla. Neljän työjakson jälkeen pidät hieman pidemmän tauon, joka kestää 15-20 min.

2. EISENHOWER-MATRIX

Eisenhower-matrix on menetelmä tehtävien tärkeysjärjestyksen luomiseen. Menetelmä sisältää neljää kenttää, joihin jaat omat tehtäväsi:

  1. Tärkeä ja kiireellinen
  2. Tärkeä, muttei kiireellinen
  3. Kiireellinen, muttei tärkeä
  4. Ei tärkeä eikä kiireellinen

 

Kiireellinen -merkinnän saavat kaikki tehtävät, joilla on deadline. Myös ongelmat ja konfliktit kuuluvat tähän ryhmään. Tehtävät ovat tärkeitä silloin, kun ne ovat välttämättömiä kirjaprojektin eteenpäin (tai valmiiksi) saattamiseen.

Tehtävät kentässä 1 (tärkeä ja kiireellinen) ovat tehtävälistassasi ylimpänä ja ne tulee hoitaa ensimmäisinä.

Tehtävät kentässä 2 (tärkeä, muttei kiireellinen) on hoidettava, muttei heti. Ne tulisi kuitenkin lisätä suunnitelmaan ja miettiä, milloin niiden hoitaminen tulee ajankohtaiseksi.

Tehtävät kentässä 3 (kiireellinen, muttei tärkeä) vievät usein paljon aikaa ilman, että ne tuottavat suoraa hyötyä. Tähän kenttään kuuluvat esimerkiksi puhelut, sähköpostit, jotkut tapaamisen ja muut päivittäiset asiat. Koita hoitaa kyseiset tehtävät mahdollisimman nopeasti pois alta, esimerkiksi yhdistämällä samantapaisia tehtäviä ja delegoimalla niitä muille, jos mahdollista.

Tehtävät kentässä 4 (ei tärkeä eikä kiireellinen) voit poistaa ja unohtaa.

3. TO DO- ja NOT TO DO -listat

Tehtävälistat kuuluvat tärkeimpiin työkaluihin ajanhallinnassa. Listan avulla saat selkeän yleiskatsauksen kaikista tulevista tehtävistäsi ja siitä, mitkä tehtävät ovat jo valmiita.

Not to do -lista toimii päinvastaisesti. Tähän listaan lisäät kaikki asiat, joita sinun tulisi välttää, kuten esimerkiksi ”jatkuva kännykkään katsominen” tai ”tauon viettäminen työpöydän ääressä”. Näin suuntaat huomiosi vielä kerran omiin henkilökohtaisiin aika- ja energiasyöppöihisi sekä tunnistat huonot tapasi. Lisäksi voit yliviivata myös nämä kohdat listastasi päivän päätteeksi ja palkitset itsesi myös niistä asioista, joita ET TEHNYT – hyvä tunne, vai mitä?