Lehdistötyön perusteet (2/2): Toteutus

Lehdistötyön perusteet (2/2): Toteutus

Artikkelisarjan ensimmäisessä osassa keskityimme oman lehdistötyöstrategian luomiseen. Tässä osassa kerromme, mitä tietoja median edustajille lähetetään ja missä muodossa.

Markkinointi, Yleinen | Vera Wunderlich

Kun olet luonut lehdistötyön perustat, strategian ja lähetyslistan – joista kerroimme artikkelisarjan ensimmäisessä osassa – voit aloittaa tiedotteiden lähettämisen kirjastasi. Lähetettävän materiaalin valmistaminen on yhtä tärkeä vaihe kuin sopivien medioiden löytäminen: huolella kirjoitettu tiedoteteksti, joka sisältää oleelliset tiedot julkaisustasi, sekä kyseisen toimittajan tai bloggaajan mielenkiinnon herättävä koukku ovat lähetysvaiheessa välttämättömät. Toimittajat saavat parhaillaan satoja yhteydenottoja päivässä, joten sinun on erotuttava joukosta positiivisesti.

Yhteydenoton valmistelu

Ammattimaisuus ja laatu ovat ehdottomia niin tekstin kuin kuvien suhteen. Kuten edellisessä osassa kerroimme, ei toimittajalla koskaan ole velvollisuutta kirjoittaa jokaisesta hänelle tarjotusta aiheesta, vaan hän valitsee niistä itselleen mielenkiintoisimmat. Tällöin on tärkeää, että yhteydenotto on kunnioittava, ammattimainen ja henkilökohtainen. Vastaanottajan pitää saada yhteydenotosta se tunne, että hänet on valittu hyvästä syystä, eikä sattumainvaraisesti – esimerkiksi jos toimittaja on erikoistunut kirjasi aihealueeseen tai kirjasi sisältää ajankohtaisesti mielenkiintoista sisältöä. Älä siis missään nimessä lähetä massasähköposteja, vaan muotoile jokainen viesti yksilöllisesti.

Lähetä sähköpostitse kirjan tiedot, lyhyt kuvaus sisällöstä ja kirjailijaesittely. Voit lisätä mukaan myös lukunäytteen ja kirja-arvosteluja, jos niitä on jo ilmestynyt. Lisäksi sinulla tulisi olla ainakin kansikuva kirjasta sekä valokuva sinusta itsestäsi, parhaassa tapauksessa ammattivalokuvaajan ottama, sillä hyvälaatuinen kirjailijakuva antaa ammattimaisen vaikutelman. Voit käyttää kirjailijakuvaa lehdistötyön lisäksi esimerkiksi kirjan kantta tai tapahtumia varten.

Vältä liitetiedostojen lähetystä sähköpostin yhteydessä, sillä suuret tiedostokoot saattavat tukkia vastaanottajan sähköpostin ja voi hyvin olla, etteivät tiedostot aukea. Vaihtoehtoisesti voit tallentaa kaikki lehdistölle tärkeät tiedot ja materiaalit kotisivullesi omaan osioon, johon voit linkittää sähköpostistasi. Tiedostojen tulee olla vapaasti ladattavia ja siksi on hyvä varmistaa kuvien käyttöoikeudet – varsinkin jos valokuvat eivät ole itsesi ottamia. Kansikuvan voit saada kuvatiedostona BoD:lta.

Muista mainita yhteydenotossasi myös, että median edustajat voivat tilata kaikista BoD:n kirjoista maksuttomia arvostelukappaleita.

Bloggaajat kirja-arvostelijoina

Kerroimme edellisessä osassa bloggaajien tärkeydestä kirja-alalla ja kirja-arvosteluiden julkaisijoina. Suosittelemme aina lähestymään myös bloggaajia ammattimaisesti ja kunnioittaen, aivan kuten perinteisten medioiden edustajia. Vaikka bloggaus on monelle vielä harrastus, on heidän mielipiteillään yhtä lailla merkitystä– ja positiivinen näkyvyys sekä sinulle että kirjallesi todella arvokasta. Blogit elävät uskottavuudellaan ja bloggaajat arvostelevat kirjoja totuudenmukaisesti. Jos kirjastasi ilmestyy negatiivinen arvostelu, on kyseessä bloggaajan henkilökohtainen mielipide, joka kannattaa hyväksyä. Älä missään nimessä väitä vastaan tai eskaloi tilannetta, mutta voit esimerkiksi ystävällisesti pyytää lisäpalautetta ja tiedustella, mitä olisi voinut tehdä paremmin. Lue myös kirjabloggaaja Tiina Pasasen vinkit siihen, miten kirjabloggaajia kannattaa lähestyä.

Ota siis rohkeasti yhteyttä myös bloggaajiin perinteisten medioiden rinnalla ja mainitse myös heille mahdollisuudesta tilata maksuton arvostelukappale BoD:lta.

Ammattimaisen tiedotteen kirjoittaminen

Lehdistötiedotteen tarkoitus on informoida median edustajia tietystä aiheesta tai uutisesta ja se toimii heille artikkelien ja uutistekstien laatimisen perustana. Parhaassa tapauksessa artikkeli tai kirja-arvostelu tavoittaa tuhansia lukijoita kerralla. Useilla lehdillä on nykyään myös verkkojulkaisu, jolloin kirjasi saa pitkäkestoista näkyvyyttä.

Hyvä lehdistötiedote herättää jo otsikollaan toimittajan huomion, sen sisältö on selkeä ja ytimekäs ja aihe on sekä ajankohtainen että kiinnostava vastaanottajalle. Tarkoitus on antaa vastaanottajalle selkeä yleiskatsaus aiheesta mahdollisimman lyhyesti ja aina asiallisessa, virheettömässä ja kohderyhmälle suunnatussa muodossa. Tiedotteissa käytetään usein myös tiettyä rakenteellista kaavaa, joiden avulla luodaan keskeiset asiat esille tuova kokonaisuus. Riippuen tiedotteesi aiheesta, voi teksti myös olla hieman leikkisä ja jopa hauska – mutta pidä aina mielessä asiallisuus ja pidättäydy aiheessa. Kyseessä ei ole puhdas mainosteksti, joten tärkeitä ovat faktat, eivät adjektiivit. Tekstin tulee olla sellaisessa muodossa, että toimittaja voi ottaa siitä suoraan osia omaan artikkeliinsa ja mainoskieltä käyttämällä tämä ei ole mahdollista.

Voit luoda oman lehdistötiedotteen jakamalla sen kokonaisuuden kolmeen osaan: otsikko, tekstiosuus ja viimeistely. Koko tekstin tulee olla enintään yhden A4-kokoisen sivun pituinen.

Otsikko

Toimittaja päättää keskimäärin 10 sekunnissa, onko tiedotteesi hänelle relevantti uutisaihe vai ei. Sinulla on siis 10 sekuntia aikaa herättää vastaanottajan mielenkiinto aihettasi kohtaan ja saada hänet vakuuttumaan siitä, että tiedotteen lukeminen kannattaa. Jos otsikko ei vakuuta, klikataan sähköposti helposti roskakoriin. Napakan otsikon tulisi kertoa heti, mistä tiedotteessa on kyse. Voit kirjoittaa otsikon myös ihan viimeisenä, kun tiedote on muuten valmis.

Otsikon alle lisätään lyhyt esittely, joka sisältää enemmän tietoa tiedotteen sisällöstä kuin otsikko ja kertoo, mitä itse tekstiosuudessa on odotettavissa. Sen tulee selkeästi selvittää tiedotteen ydinsanoma ja tarkoitus. Esittelyn pituus voi olla 2-3 lausetta, ohjenuorana voit käyttää kysymyksiä kuka, mitä, missä, milloin, miten ja miksi.

Toimittajat vastaanottavat useita tiedotteita päivittäin ja on tärkeää, että kiinnität vastaanottajan huomion jo otsikolla.

Tekstiosuus

Otsikon ja lyhyen esittelyn jälkeen paneudut tarkemmin niissä esiteltyihin aiheisiin ja kerrot esittelyssä mainitsemistasi kohdista esimerkiksi kirjan sisällön, tuotekuvauksen ja sitaattien avulla. Tärkeää on kertoa asiansa lyhyesti ja ytimekkäästi: lyhyet, selkeät lauseet jäävät paremmin mieleen. Toimittajat saavat parhaimmillaan satoja viestejä ja tiedotteita päivässä, etkä tee tekstillesi palvelusta jaarittelemalla tai kertomalla pitkiä tarinoita – ne jäävät vastaanottajalta helposti lukematta. Lisää piste aina, kun mahdollista. Hyvä nyrkkisääntö on käyttää yhteen lauseeseen enintään 17 sanaa: siihen saakka lause pysyy selkeänä ja helppolukuisena. Lisää tiedot tärkeysjärjestyksessä: toimittajalla ei välttämättä ole aikaa lukea koko tekstiä.

Jos olet julkaissut romaanin, voi esittelyn jälkeen tuleva tekstiosuus sisältää esimerkiksi juonen pääpiirteet. Tietokirjaan liittyvässä tiedotteessa selvität lukijalle sen käytännön hyödyn. Käytä tosin tietokirjasi aiheeseen liittyvää asiakieltä vain, jos kyseessä on siihen erikoistunut media. Itse tekstiosuuden tulee olla asiallisessa muodossa ilman kirjailijan ylistyssanoja omasta kirjastaan. Mainostaminen ei ole sopivaa lehdistötiedotteessa, mutta voit käyttää tähän tarkoitukseen otteita jo ilmestyneistä arvosteluista tai lukijapalautteesta sitaattien muodossa.

Viimeistely

Toimittajia kiinnostavat usein myös lähettäjän tausta. Muista siis lisätä tiedotteeseen sekä yhteystietosi että kirjailijaesittely. Kirjailijaesittelyn voit lähettää myös erikseen mainoslehdellä tai sähköpostissa, johon lisäät myös tietoa kirjastasi.

Hyvälaatuiset henkilö- ja tuotekuvat antavat tiedotteellesi lisäarvoa ja visualisoivat vastaanottajalle sen, mistä on kyse. Kuten yllä mainittu, on paras tapa lähettää kuvat ja mahdolliset muut ulkopuoliset sisällöt linkkeinä, josta ne saa ladattua nopeasti ilman, että vastaanottajan sähköposti tukkiutuu. Parhaassa tapauksessa kaikki ladattavat materiaalit ovat omalla kotisivullasi lehdistöosiossa, josta median edustaja löytää ne kerralla helposti.

Korjausluku on lehdistötiedotteelle yhtä tärkeä kuin käsikirjoitukselle. Annat itsestäsi ammattimaisen vaikutelman toimittajille ja bloggaajille, kun huolehdit tiedotteesi tyylillisestä ja kielellisestä viimeistelystä: mediat haluavat jakaa kanaviensa kautta vakavasti otettavia aiheita ja sinun tarkoituksesi on tarjota heille sellainen tiedotteen avulla.

Kirjailijan kokemuksia lehdistötyöstä

BoD-kirjailija Juhana Salonen julkaisi syksyllä 2017 kirjansa Viiton – olen olemassa ja on siitä lähtien tehnyt ahkerasti lehdistötyötä. Tuloksena monet eri mediat ovat julkaisseet kirjasta artikkeleita ja arvosteluja, kuten esimerkiksi Yle, MTV, Turun Sanomat, Keskisuomalainen, Jyväskylän Ylioppilaslehti, Suomalainen kirjakauppa, Vihreät-puolueen nuorten jäsenlehti sekä eri viittomakielisen ja kuulovamma-alan lehdet. Näkyvyys medioissa on tuonut kirjalle ansaitun suosion ja helmikuussa 2018 teos sai Kuurojen liiton Vuoden viittomakieliteko -tunnustuspalkinnon.

Juhana kertoo, miten hän on edennyt lehdistötyössä:

Valitsin lehdistötyöhön sekä suurempia että pienempiä aihepiiriin ja alueellisesti sopivia mediakanavia ja lähetin mahdollisimman monelle tiedotteen uudesta kirjastani. Skaala oli laaja ja mukana oli sekä aikakaus- että sanomalehtien paperi- ja verkkojulkaisuja. Suosittelen tarkistamaan, mitä teemoja eri mediatahot ajavat: esimerkiksi viittomakielisellä alalla oli suurta kysyntää, koska kirjani käsittelee viittomakieltä ja kuurojen kulttuuria. Paikallinen lehdistö kiinnostui aiheesta myös, heihin voi ottaa yhteyttä joko sen mukaan missä asuu tai työskentelee.

Otin yhteyttä suurimmaksi osaksi sähköpostitse. Joissain tapauksissa otin onnistuneesti yhteyttä myös perinteiseen tapaan puhelimitse, kun en saanut vastaanottajaan yhteyttä mailin kautta. Sähköpostin välityksellä lähetin tiedotteen ohella myös kansikuvan kirjastani sekä linkin kotisivuilleni. Suosittelenkin valmistamaan ensin omat kotisivut, ne auttavat tuntuvasti markkinoinnissa ja tiedottamisessa. Lisäksi olen luonut omat sivut myös Facebookiin ja Twitteriin, joilla kerron kirjastani ja mainostan siihen liittyviä tapahtumia jne.

Juhana Salosen lehdistötyö tuotti tulosta: artikkeleita on ilmestynyt useissa eri medioissa.

Lähetin tiedotteen monelle median edustajalle, joista osa ei vastannut ollenkaan. Siitä ei kuitenkaan kannata lannistua. Tärppejäkin tuli nimittäin mukavasti ja olen ollut erittäin tyytyväinen vastaanottoon. Niistä toimittajista, jotka julkaisivat jutun kirjastani, moni oli tilannut maksuttoman arvostelukappaleen BoD:lta ja lukenut kirjani ja esittivät sen pohjalta asiantuntevia kysymyksiä. Kannattaa ehdottomasti vinkata mahdollisuudesta saada lehdistökappale BoD:lta!

Tarkistuslista tiedotteen luomiseen

  • Oletko lisännyt yhteystiedot tiedotteeseen kysymyksiä tai mahdollista haastattelua varten?
  • Sopivatko otsikko ja esittely tiedotteen sisältöön?
  • Esittely: oletko vastannut oleellisiin kysymyksiin?
  • Tekstiosuus: tiedot tärkeysjärjestyksessä, tärkein ylimpänä
  • Tyyli: Ovatko lauseet lyhyitä ja ytimekkäitä? Oletko editoinut mainoslauseet pois? Onko tiedote asiallinen ja kohdemedialle sopiva?
  • Virheiden tarkistus: Onko tiedotteelle tehty korjausluku? Jos ei, panosta ammattimaiseen korjauslukuun. Sivun mittaiselle tekstille korjausluku ei tule maksamaan paljoa ja lähetät varmasti virheettömän tiedotteen.
  • Onko sinulla lisämateriaalia, kuten kansi- tai kirjailijakuva? Lisää siinä tapauksessa linkit materiaaleihin tiedotteen loppuun.

Toivotamme sinulle paljon menestystä lehdistötyössäsi!

Lähetä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

Voit käyttää näitä HTML-tageja ja attribuutteja: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>